納品書、請求書、領収書、当座照合表、等々が、毎日届きます。 これらはその日のうちに整理し、パソコンに直接データを入力することを習慣となるまで続けるしかありません。 必要のない資料は破棄する。 業績のぱっとしない会社は机の上も中も物置です。 納品書や請求書が封筒に入ったまま机の上に山と積まれ、何ヶ月も放置されてます。これでは再請求書も混じってわけがわからなくなって しまいます。 さらに始末が悪いことは、請求書の封筒や名刺をそのまま住所録や電話帳の代わりに使ってたりします。 廃盤になった分厚いカタログ、関係ないDM等々、まず机の上を整理することから始めます。 1. とりあえず、必要な書類と、そうでないものに分ける。 2. 事務所の大掃除をする。机の引き出しもすべて空っぽにしてから必要なものだけを収納する。必要ないものは捨てる。 一番上の引き出しは、定規、筆記具等の事務用品だけにする 3. 落ち着いてから書類の整理にかかる。 4. 支払先、得意先、銀行関係、公共料金等に大雑把に分け、クッキー等の空き缶に入れる。 5. 請求書なら請求書を、当座の照合表は照合表を、それぞれバインダーに綴じ込んでいきます。 これらの整理の仕方は該当する項目でも詳しく説明します。 ※ とにかく、なくさず、溜め込まず、わからなくなる前に整理することが大切です。

	得意先や、仕入先は、鈴木商店といった名前で管理するのではなく、下記の表のように「3桁」のコードをつけて管理します。 例えば、鈴木商店なら240番をその会社のコードとして利用します。 その後、杉浦さんが得意先になれば、241番を割り当てていきます。
	あ 001 い 020 う 040 え 060 お 080 か 100 き 120 く 140 け 160 こ 180 さ 200 し 220 す 240 せ 260 そ 280 た 300 ち 320 つ 340 て 360 と 380 な 400 に 420 ぬ 440 ね 460 の 480 は 500 ひ 520 ふ 540 へ 560 ほ 580 ま 600 み 620 む 640 め 660 も 680 や 700     ゆ 740     よ 780 ら 800 り 820 る 840 れ 860 ろ 880 わ 900
	補助コードの利用例 あいうえお、あかさたな順にデータを管理することは検索を容易にしてくれます。 補助コードは4桁まで利用できますが、何百件となければ3桁で十分運用可能です。 最後に、上様コードとして「999その他」を1つ加えておくことで臨機応変に対応できるようになります。

たとえば、借入金という科目は簿記の教科書では返済期間が1年を超えるかどうかで「短期」「長期」に分けますが、中小企業では短期借入金は、社長からのもの長期借入金は、手形借入も含め、銀行からのものとして整理します。 教科書どおりではありませんが、小さな会社にとって金融機関からの借入がいくら残っているかが重要な情報です。

	写真のような2穴バインダーを利用します。書類はきちんと穴を開け、日付順にファイルします。 圧着式だと、ちょっとした拍子でばらばらになってしまいます。 また、古い資料から順に綴じねばならず真ん中に資料を追加することができません。
	例えば、銀行関係の書類は1つのファイルにまとめて綴じておきます。 当座預金照合表、手形割引計算書、借入金の返済予定表の別に綴じていきます。 写真のようなリング式ならば該当箇所で開いて資料の追加が簡単にできます。 「受取手形」を受け取ったらコピーをとり、この銀行関係の書類と一緒に綴じておきます。 手形記入帳も標準財務の中で入力し、手書きはしませんが、手形の原本を資料として残しておきます。

マウスは左手で操作し、右手をテンキーの入力に専念させます。能率が格段にアップします。 この時マウスは左手使用にしません。右利きの人は右手使用のまま、左手で使うほうが理にかなっているような気がします。他の人が使う時も混乱しません。 【使い方の例】 売掛金の振込を確認したら、そのデータの入力と同時に、請求額を確認し、振込に間違いはないか、振込料は引かれていないかのチェックが必要です。 この時、左手マウスで効率よく補助簿を画面に表示させます。 【マウス画像の処理】 入力した売掛金の補助簿を確認します。 「152売掛金　123」を左手マウスでクリック 「Ctrl＋M」を右手で操作、 手の移動は最小限に抑えられます。 振込料の追加が必要であれば左手で「Ｆ2」を押し、追加処理を行います。 右手の負担が減りマウスけんしょう炎の予防にもなります。