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「情報が大切なんだ」という人に限って生きた情報の意味を知りません。

給与のプログラムを提案した時のことです。

「社員コードは16桁ほしい。最初の8桁が生年月日、次の○桁が部門、その次の・・・、それにコメントを書く欄もなきゃ困る。ついでにこんな情報も入れられるようにしてくれ。」

これはみんな社長の「あったらいいなあ、」くらいの思いつきです。

「今は使わないが先々社員が増えてからでは変更が大変だ。そう考えるとこれだけ必要だ。先見の明があるだろう」と言いたいのでしょうが、そういう会社に限って10年たっても社員は10人です。

これは役に立たない情報です。計画倒れで終わります。

そしてこれをやられると情報がどんどん膨れ上がり現場は混乱し、疲弊してしまいます。

本当に大切な必要な情報が霞んでしまいます。

役に立たない情報に金と時間をかけてしまい、おまけに複雑すぎて、間違いだらけの情報になってしまいます。

市販のソフトは必要な情報を十分吟味し、網羅してくれています。社長の思いつきなどかないません。

情報は最少に。社員50人ほどの中小企業なら社員コードは3桁で十分です。

私の事務所では次のような管理をしています。

社長とその家族は001~020番、

それ以外の役員が050~099番、

正社員が100番、。

101「あ」111「か」121「さ」131「た」・・・191「わ」

バイトが200番台

201「あ」211「か」

この程度です。

管理しきれなくなったらその時に4桁にすればいいのです。

この給与の仕訳も会社によってさまざまですが、パターン化すれば効率良く処理できます。

ネットバンクを使って給与を振り込むと通帳には「人数分の手取額」と「振込手数料」が記帳されます。

20人なら、40行。そのまま入力しても情報としての価値はありません。合計額で処理すれば2行で済みます。

明細は給与プログラムで管理し、会計ソフトでは金額(総額)の管理をする、そう分ければ効率が上がります。

日下公人さんの本に「情け」がなければ情報ではない。と書いてありました。その情報は「情け」、愛情のこもった情報なのかどうか、そう考えるとほとんどの情報が色あせて見えてきます。

そして、方法はこれしかない、と考えるのはとてもまずいです。例えば社員さんの番号は入社順でもかまいません。こうすればだいたい社会保険の番号と一致します。方法は1つではない、こうも考えられる、が大切です。

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